Manual de Usuario

El sistema es una plataforma integral de gestión comercial y punto de venta diseñada para colmados, minimarkets, ferreterías, farmacias, tiendas de conveniencia y empresas de servicios en República Dominicana.

A diferencia de los programas tradicionales en la nube que se congelan cuando falla el internet o la energía eléctrica, esta plataforma está construida bajo una arquitectura Offline-First (Primero Local):

• Sigue cobrando siempre: Si se cae el internet o se va la luz, tu punto de venta continúa registrando ventas, cobros de fiados y movimientos de caja en la memoria segura de tu dispositivo.
• Sincronización silenciosa: Tan pronto el dispositivo recupera la conexión, todos los registros pendientes se envían a la base de datos central de forma automática, garantizando que no se dupliquen comprobantes ni existencias.
• Sin contratos forzosos ni ataduras: Funciona directamente desde el navegador web (Chrome, Edge, Safari) o instalado como aplicación web progresiva (PWA) en Android, Windows e iOS.

2.1 Activación con Código de Invitación o Prueba

1. Abre el enlace proporcionado por tu distribuidor autorizado o ingresa a la dirección web del sistema.
2. Escribe el Nombre Comercial de tu negocio (ej. Colmado Don Juan).
3. Selecciona tu rubro comercial para cargar automáticamente los módulos que necesitas.
4. Define tu PIN de Seguridad inicial (alfanumérico de 4 o más caracteres).
5. Guarda tu código de recuperación en un lugar seguro; te permitirá recuperar el acceso si alguna vez olvidas tu clave.

2.2 Política de PIN Seguro y Cambio Obligatorio

• Protección contra accesos no autorizados: Si tu cuenta fue creada con un PIN provisional (como 1234), el sistema te solicitará obligatoriamente cambiarlo en tu primer ingreso por una clave personal.
• Bloqueo por intentos: Tras varios intentos fallidos consecutivos de ingreso de PIN, el sistema activa un bloqueo temporal para proteger tu dinero de accesos indebidos.

2.3 Instalación en Celular, Tablet o Computadora

• En Android (Google Chrome): Toca el menú de tres puntos ⋮ arriba a la derecha y selecciona "Instalar aplicación" o "Agregar a la pantalla principal".
• En iPhone / iPad (Safari): Toca el botón de compartir 📤 y selecciona "Agregar a inicio".
• En PC con Windows (Chrome / Edge): Toca el ícono de instalación en la barra de direcciones para crear un acceso directo en tu escritorio.

El sistema adapta su barra de herramientas y flujo operativo al tipo de actividad de tu negocio:

El Punto de Venta (/pos) está optimizado para cobrar en pocos segundos, ya sea utilizando una pantalla táctil o un lector de código de barras.

4.1 Cómo registrar una venta

1. Seleccionar productos:

• Escanea el código de barras con el lector.
• O toca la tarjeta del producto en la pantalla táctil.
• O escribe el nombre en la barra de búsqueda superior.

1. Ajustar cantidades: Usa los botones + y -, o presiona sobre la cantidad para escribir un número exacto.
2. Cobrar: Pulsa el botón principal "Cobrar (RD$)".

4.2 Métodos de Pago Disponibles

• Efectivo (RD$): Digita el monto que entrega el cliente. El sistema calcula en pantalla el cambio exacto a devolver en tamaño grande para evitar errores de vuelto.
• Tarjeta de Crédito / Débito: Registra la venta e ingresa la referencia del comprobante del verifone.
• Transferencia Bancaria: Permite adjuntar el número de comprobante o confirmación del banco.
• Venta a Crédito (Fiado): Selecciona el cliente desde tu cartera. El saldo adeudado se incrementará automáticamente.

Desde el módulo de Inventario (/inventory) administras existencias, costos de compra y márgenes comerciales.

5.1 Registro de Productos

1. Ingresa a Inventario y pulsa "Nuevo Producto".
2. Completa los datos esenciales:

• Nombre y Descripción: (ej. Aceite Crisol 1 Galón).
• Código de Barras: Escanéalo directamente o asígnale un código propio.
• Precio de Costo y Venta: Calcula automáticamente tu porcentaje de ganancia bruta.
• Existencia Inicial y Stock Mínimo: Para recibir alertas preventivas antes de que se agote.
• Fecha de Vencimiento / Lote (Opcional): Imprescindible para farmacias y alimentos perecederos.

El módulo de Caja (/cash) garantiza que cada peso que ingresa o sale de tu gaveta quede documentado con trazabilidad absoluta.

6.1 Apertura de Caja (Inicio de Jornada)

1. Al comenzar el turno, digita el Fondo Inicial de Sencillo (ej. RD$ 2,000 en monedas y billetes para dar cambio).
2. Pulsa "Abrir Turno de Caja". El punto de venta quedará listo para cobrar.

6.2 Registro de Gastos y Salidas

1. Si necesitas pagar un gasto menor (ej. RD$ 200 de hielo o transporte), pulsa "Registrar Gasto".
2. Ingresa el monto, el concepto y la categoría.
3. El gasto se descontará de inmediato del efectivo esperado al momento del cierre.

6.3 Cuadre y Acta de Arqueo (Cierre de Turno)

1. Al terminar la jornada, ve a Caja y pulsa "Cerrar Turno / Arqueo".
2. Cuenta el dinero físico que hay en la gaveta y digítalo en el campo Declarado.
3. El sistema compara lo declarado contra las ventas, abonos y gastos registrados:

• Cuadre Exacto: La gaveta coincide centavo a centavo con el cálculo del sistema.
• Sobrante / Faltante: Si existe diferencia, queda documentada en el reporte.

1. Confirma el cierre e imprime el ticket de arqueo en la impresora térmica.

El módulo de Clientes y Créditos (/customers y /credits) reemplaza definitivamente las libretas de papel:

• Límites de Crédito: Puedes fijar un monto máximo de fiado por cliente para que el sistema alerte al cajero si intenta sobrepasarlo.
• Historial Detallado: Consulta qué productos llevó cada cliente, en qué fecha y a qué hora.
• Abonos y Cobros: Registra abonos parciales o liquidaciones totales; el dinero ingresa directamente al turno de caja abierto.
• Recibo por WhatsApp: Con un solo clic puedes enviar al cliente el comprobante digital de su abono con el balance restante actualizado.

El módulo Fiscal y de Facturación (/fiscal e /invoicing) permite operar bajo la normativa tributaria de República Dominicana:

8.1 Tipos de Comprobantes Disponibles

• B01 (Factura de Crédito Fiscal): Para ventas a clientes empresariales que requieren deducir ITBIS o gastos del ISR. Requiere RNC válido.
• B02 (Factura de Consumo): Para ventas a consumidores finales sin valor de crédito fiscal.
• B14 (Factura Gubernamental): Para ventas a entidades del Estado o instituciones públicas.
• B15 (Factura de Exportación): Para operaciones comerciales de exportación de bienes o servicios.

8.2 Control de Secuencias y Alertas DGII

• Registra tus rangos de NCF aprobados por la DGII con su fecha de vigencia.
• El sistema emite advertencias automáticas cuando los números de comprobante están próximos a agotarse o cuando la fecha límite se acerca.

Para negocios con actividades financieras o ventas a plazos, el módulo de Préstamos (/loans) gestiona carteras completas:

• Sistemas de Amortización: Soporte para cuota fija (método francés) y capital al vencimiento.
• Frecuencias de Cobro: Diario, semanal, quincenal o mensual con cálculo automático de interés pactado.
• Cobro de Cuotas en Caja: Cada cobro de cuota amortiza el capital pendiente y suma el interés directamente a la caja del día con recibo impreso.

Desde el módulo de Cotizaciones (/quotes) puedes generar presupuestos formales para tus clientes:

• Validez de la Oferta: Define el plazo de vigencia del presupuesto en días.
• Conversión con 1 Clic: Cuando el cliente aprueba la cotización, puedes pulsar "Convertir a Venta" para que los productos pasen de inmediato al POS o a Facturación sin necesidad de reescribirlos.

La plataforma es compatible con periféricos estándar sin requerir controladores propietarios:

• Impresoras Térmicas: Soporta rollos de 58 mm (portátiles / Bluetooth) y 80 mm (USB / Red).
• Corte Automático y Gaveta: Permite configurar la apertura automática de gaveta de dinero al finalizar la venta.
• Lectores de Barras: Cualquier pistola lectora USB o inalámbrica opera automáticamente en modo teclado.

Cuando recibes despachos de tus suplidores mayoristas:

1. Accede a Proveedores / Compras (/suppliers).
2. Registra la factura con los productos y costos pactados.
3. Al pulsar "Recibir Mercancía", las cantidades se incrementan automáticamente en tu inventario sin editar artículo por artículo.

El módulo de Reportes (/reports) consolida la salud financiera de tu comercio:

• Ventas por Período: Total facturado desglosado por Efectivo, Tarjeta, Transferencia y Crédito.
• Margen de Utilidad Real: Diferencia exacta entre ingresos brutos y costo de adquisición de mercancía.
• Artículos de Mayor Rotación: Identifica qué productos generan la mayor parte de tu flujo de caja.
• Exportación a Excel / PDF: Descarga tus balances contables para tu asesor fiscal o archivo personal.

Desde el módulo de Empleados (/employees):

• Roles Predefinidos: Administrador, Cajero, Vendedor o Supervisor.
• Asignación de PIN Personal: Cada colaborador dispone de su propio código de acceso para registrar sus turnos.
• Auditoría de Acciones: Cada anulación, descuento o movimiento queda registrado con el nombre del empleado responsable.

El sistema está preconfigurado de acuerdo a las leyes comerciales dominicanas:

• Moneda Oficial: Pesos Dominicanos (RD$ / DOP) en todos los balances, pantallas y tickets.
• Tasa de ITBIS: 18% general, con capacidad de marcar productos exentos (bienes de primera necesidad o agropecuarios).
• Datos en Comprobantes: Tu RNC, dirección, teléfono y razón social se configuran en /settings y encabezan cada ticket emitido.

¿Qué sucede si se interrumpe la conexión a internet en pleno cobro?

No pasa nada. El sistema continúa operando sin interrupción en memoria local. Verás el indicador en estado offline. En cuanto la conexión regrese, todo se sincronizará a la nube automáticamente.

¿Puedo tener el sistema abierto en varias cajas o dispositivos a la vez?

Sí. El sistema soporta múltiples terminales en simultáneo dentro del mismo negocio y sincroniza las existencias de forma transparente.

¿Cómo recupero mi PIN de acceso si lo olvido?

En la pantalla de ingreso, haz clic en "¿Olvidaste tu PIN?" e ingresa el código de recuperación obtenido durante la activación. De igual modo, un administrador puede actualizarlo desde la gestión de empleados.

¿Mis ventas se borran si se apaga el computador de golpe?

No. Cada venta y cada movimiento se almacenan al instante en la base de datos interna de tu dispositivo (IndexedDB) antes de cerrar la pantalla de cobro.

📌 ¿Requieres asistencia o acompañamiento en tu negocio?

Comunícate con tu distribuidor autorizado de confianza para recibir soporte técnico especializado.